Eine Liste an Investitionen, die sich während Corona bewährt haben

Investitionen, die sich während Corona bewährt haben

In den letzten Jahren habe ich einiges meines verdienten Geldes investiert. Nicht in mich, aber in meine täglichen Prozesse. Das hatte in erster Linie damit zutun, weil mich die Themen „Digitalisierung“ und „Workflow“ einfach interessieren. Es fasziniert mich, Dinge zu optimieren und zu verbessern. Das meiste davon passiert in kleinen Schritten und über einen längeren Zeitraum. Manchmal geht man auch wieder einen Schritt zurück, weil man merkt, dass es vorher besser war. Während dem Corona-Lockdown und auch dem nun neuen Leben mit Corona und seinen Auflagen und ständigen Veränderungen für Produktionen und das öffentliche Leben haben sich einige Investitionen aus den letzten Jahren noch einmal mehr bewährt und als richtige Entscheidungen herausgestellt. In diesem Blogpost möchte ich meine Erfahrungen mit Euch teilen. Weil ich gerne gewonnenes Wissen teile und weil ich hoffe, dass vielleicht auch der ein oder andere von Euch aus meinen Fehlern mitlernen kann. Vergiss an dieser Stelle den Spruch „Nur aus eigenen Fehlern lernt man“.

Rechnungen und Jahresabos

Eigentlich mache ich das schon sehr lange, aber in den letzten Jahren habe ich es noch einmal forciert. Bei wichtigen Dienstleistern versuche ich immer in Vorleistung zu gehen. Durch eine jährliche Abrechnung. Das hat in meinen Augen zwei Vorteile:

  1. Bei jährlichen Zahlungen profitiert man meist von Rabatten und Vergünstigungen. Das spart ein paar Euro.
  2. Beträge werden einmal im Jahr bezahlt und nicht monatlich. Damit ist die „Schuldigkeit“ direkt für 12 Monate getan.

Diese Entscheidung resultiert unter anderem darin, dass es monatlich weniger Belege gibt, die jeden Monat zusammengesucht werden müssen. Statt 12 Rechnungen gibt es dann für ein und dieselbe Dienstleistung nur einen Beleg. Das spart monatlich Zeit bei der Buchhaltung. Statt Einzugsermächtigungen wähle ich, wenn möglich, die Zahlungsmethode Rechnung. So kann ich den Zahltag selber etwas steuern, habe den Beleg direkt bei mir und muss nicht später nach der Abbuchung auf Rechnungssuche gehen. Gerade bei digitalen Services ist das oft ein graus.

Diese Philosophie verfolge ich bei den wichtigsten Diensten. Also Dienstleistungen, die ich über mehrere Jahre meist beim selben Anbieter in Anspruch nehme und die sehr relevant sind für meine tägliche Arbeit. Um ein paar Beispiele zu nennen: Domain und Hoster meiner Website (Raidboxes, All-Inkl.), Fahrtenbuch (VimCar), Onlineshop (Shopify), Buchhaltung (SevDesk), Versicherung. Da ich hier nicht von monatlichen Kündigungsfristen profitiere und sie elementare Bestandteile zur Erwirtschaftung von Umsätzen sind, zahle ich diese Dienste jährlich im Voraus.

Nutzen während der Corona-Pandemie: So waren zum Beispiel alle fürs eigene Unternehmen nötigen Dienste bereits bezahlt, als die Welt in den Lockdown ging. In der Zeit als also gar keine Jobs mehr stattfanden und somit auch der Cash-Flow auf dem Konto gegen null lief, hatte ich kaum offene Fixkosten. (Außer Miete, Strom, Internet, Geschäftskonto und eigene Lebensunterhaltungskosten).

Buchhaltung in der Cloud als Web-Anwendung und Browserbasiert

Wie jeder andere wahrscheinlich auch, begann meinen ersten Gehversuche mit Excel-Listen und Word-Vorlagen. Darauf hatte ich ziemlich schnell keine Lust mehr. Aus den bekannten Gründen. Fehleranfällig und einfach nervig. Ich entschied mich damals nicht für eine Desktop-Anwendung sondern für einen Cloud-Service. Seit 1 1/2 Jahren bin ich jetzt ziemlich happy bei „SevDesk“. Für mich hat es den großen Vorteil, dass ich von überall meine Rechnungen fertig machen kann. Ein „Ich bin nächste Woche erst wieder im Büro“ gibt es also nicht mehr. Wenn jemand etwas braucht, komme ich über meine Smartphone-App oder notfalls jeden mit dem Internet verbundenen Device an meine digitale Buchhaltung. Die Software ist auch mit meinem Bankkonto verknüpft und kann so prüfen, ob Rechnungen schon beglichen oder fällig sind. Sehr praktisch. Hier kannst Du SevDesk 14-Tage kostenlos testen.

Nutzen während der Corona-Pandemie: Was ursprünglich für längere Reisen zu meiner Blog-Hochzeit angefacht war, hat sich in der Pandemie als sehr hilfreich herausgestellt. Auch wenn es bisher noch nicht passiert ist, aber für den Fall einer 14-tägigen Quarantäne, bin ich wenigstens buchhalterisch handlungsfähig. Egal, wo ich bin. Das wissen gibt mir ein bisschen mehr Gelassenheit und Ruhe für die Dinge, die eventuell noch auf mich zukommen.

Der eigene Server im Studio

Als letztes Jahr der Display oder die Grafikkarte meines MacBooks abrauchte, entschied ich kurzerhand mein digitalen Workflow zu verbessern. Zum einen wollte ich mich nicht mehr auf die Apple TimeMachine Backups verlassen. Zum anderen nervten mich die vielen externen Festplatten auf denen meine Daten verstreut waren. Also entschied ich mich nach meinen guten Erfahrungen mit meinem Synology-NAS für einen Synology-Server und baute mir ein ganzes Synology-System in einen 19″ Serverschrank hier im Studio. Ziel war es damals, die Daten zu zentralisieren und nicht mehr so viele bis gar keine Daten mehr auf den jeweiligen Devices direkt zu haben. Das sollte in erster Linie meine Ausfallsicherheit vergrößern. Ich richtete den ganzen Server direkt so ein, dass er übers Internet auf meinen Server daheim gebackuped wird. Dadurch habe ich jetzt aber auch die Chance, von daheim auf meine Daten zurückzugreifen.

Nutzen während der Corona-Pandemie: Ähnlich wie bei der Buchhaltung in der Cloud, habe ich jetzt den Vorteil, wirklich überall, wo es Internet gibt, an meine Daten zu bekommen. Auch damit verhindere ich, dass. ich für den Fall einer Quarantäne handlungsunfähig werden könnte, oder an gewisse Daten nicht rankomme, weil sie auf der lokalen Festplatte eines anderen Devices liegen.

Ich habe über die Einrichtung und das System hier schon ausführlicher berichtet. Du Kannst die Artikel „Der Weg zum eigenen Fileserver mit einem Rackserver von Synology„, „Die Rackserver Expansionseinheit RX418 von Synology“ hier jederzeit nachlesen. Dort erfährst Du auch, welche Festplatten und welches Zubehör ich benutze.

Aktuell habe ich nur noch eine einzige externe Seagate Festplatte, auf der lediglich wirklich aktuelle Projekte liegen, an denen ich arbeite. Sobald die Projekte übergeben oder abgeschlossen sind, werden diese Daten auf den Server verschoben und stehen dann für eventuelle Nachfragen von überall zur Verfügung.

Mobile Geräte und zwar mehr als eins!

Gerade mit meiner primären Workstation habe ich in den letzten Jahren viel experimentiert. Dabei bin ich zur Erkenntnis gekommen, dass ich einfach ein Maus und Tastatur-Typ bin und große Monitore brauche. Nachdem ich meinen letzten iMac verkauft hatte, habe ich lange mit einem MacBook gearbeitet, welches sich mit vielen Reparaturen als kleines Montagsgerät entpuppte und absolut unwirtschaftlich wurde. Aber egal. Danach kaufte ich mir einen MacMini mit dem ich bis heute sehr zufrieden bin. Der dient mit seinen Monitoren als großzügiger Workspace und ist der Ort, wo ich die meiste produktive Zeit verbringe. Aufgrund seiner kleinen Bauform funktioniert er im absoluten Notfall aber auch gut als Device OnLocation und kann einfach transportiert werden.

Als erstes mobiles Device kam ein iPad Pro (iPad Pro auf Amazon) dazu. Das dient in erster Linie als Monitor für Produktionen, weil es dank der Leica Fotos App meine Bilder direkt von der Kamera anzeigt. Dazu schreibe ich an anderer Stelle aber vielleicht noch einmal ausführlicher. In erster Linie dient das iPad als Backup für den fall, dass ein Hauptrechner abstürzt, könnte ich mit dem mobilen Device wenigstens noch E-Mails und Termine koordinieren.

Zum „richtigen Arbeiten“ dient aber weiterhin ein MacBook (MacBooks auf Amazon), was als portables Büro dient. Weil die meisten Daten auf dem Server liegen, braucht es nicht mal richtig Power. Zur Not reicht es aber für etwas Bildbearbeitung. Und für den Fall, das die primäre Workstation abstürzt, könnte ich ein TimeMaschine Backup aufspielen. Was aber dank des Servers hoffentlich nie der Fall sein wird.

Vergesst IMAP und GoogleMail, Spark ist die Lösung

Dezember letzten Jahres habe ich meinen E-Mail Client gewechselt. Eigentlich ging bei mir immer die Devise, möglichst wenig Fremdanwendungen. Alles mit den internen Mac oder Windows Tools lösen. Ein Problem, was dabei immer Bestand hatte, waren die Synchronität von Mails. Eigentlich gibt es dafür IMAP Protokolle, die das lösen und die bei jedem E-Mail Provider angeboten werden. Die Realität sieht in meinen Augen anders aus. Es hat noch nie wirklich geklappt. E-Mails aufm Handy gelesen, waren in Apple. Mail immer noch ungelesen. Versendete E-Mails mit iMap waren auf dem Handy nicht zu finden. Wer im Archiv suchen wollte, musste unterwegs warten, weil alle E-Mails auf dem Server durchsucht werden mussten. Dazu kommt, dass Apple Mail das wohl schlechteste E-Mail Programm aller Zeiten ist. An Weihnachten nutze ich also die Zeit und stellte auf Spark um. Der Vorteil: Einmal mit Google Mail angemeldet, alle IMAP Accounts hinzugefügt und schon sind auf allen Geräten die E-Mails so vorhanden, wie man sie braucht. Dazu gibt’s noch eine Smart-Ansicht, die E-Mails schon im Posteingang kategorisiert. Nach „Newslettern“, „RSS“ und Co. Es gibt eine freie Version und eine Bezahlversion von Spark, die auch das Arbeiten in Teams an E-Mails ermöglicht. Ich nutze die Free-Version und es ist das beste Mail-Programm was ich jemals hatte. Es spart so viele Kopfschmerzen, dass ich dem Entwickler-Team gerne jeden Tag „Danke“ mailen würde.


Das waren sie bisher, die Investitionen aus den letzten Jahren, die sich gerade während des Corona-Lockdowns als noch hilfreicher herausgestellt haben. Sie alle sind Gründe dafür, warum es mich zurzeit noch gibt und ich noch nicht aufgegeben habe. Ohne zu wissen, wohin die Pandemie uns noch treibt. Aber das weiß bekanntlich niemand so genau. Von daher bin ich heilfroh, dass ich schon in den letzten Jahren die ein oder andere nützlich Investition getätigt habe, die meinen Workflow nachhaltig verbessert hat und mich ein bisschen flexibler aufstellt. Wenn Du fragen hast, lass es mich gerne in den Kommentaren wissen und ich versuche so gut es geht zu antworten.

von

Hej, ich bin Ben. Ich wohne und arbeite in der wunderbaren Stadt am Rhein – Köln. Unweit des Rheins ist auch mein Studio. Hier schreibe ich über alles, was mich gerade interessiert.

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